Kuidas olla oma aja juht
Viis aastat tagasi tundus mulle, et olen väga hõivatud ja kõik vajalik ei mahu 24tunnise ööpäeva sisse ära. See oli periood, mil meie perre sündis esimene laps. Töö, pere, nüüd veel laps — tundub ju loogiline, et kõigega ei saagi enam hakkama? See mõte kestis ainult hetkeni, kuni mulle tuli Viru keskuses vastu üks õnneliku olemisega ema, kes lükkas enda ees vankris kolmikuid…
Siis ma mõistsin, et kui tema saab asjadega hakkama ja on seejuures rahulik, siis pean ka mina saama. Mul pole mitte palju tegemist, vaid ma ei oska aega hästi planeerida.
Hea ajajuhtimine saab alguse soovist oma elu pisutki paremini korraldada. Kui ma sisendan endale, et paremini ei olegi võimalik, siis tõepoolest ei saagi paremini. Ent kui pidada meeles kolmikute ema näidet, siis ilmselt on minul kuskil varjatud ajaraiskajaid ning reserve, mis tuleb lihtsalt üles otsida ja efektiivsema ajakasutuse nimel tööle panna.
Millised on peamised vead, mida inimesed oma aega kasutades teevad? Kuidas neid vigu vältida?
Üks esimesi ajakasutamise vigu on venitamine — tegevuste edasilükkamine ühel või teisel põhjusel. Me jätame asju tegemata mitmesuguste vabandustega. „Mul on niigi palju teha, seda ma ei jõua!” või „Täna olen rohkem hõivatud kui tavaliselt,” või ka: „Seda väikest asja polegi oluline kohe ära teha…” Ajajuhtimises nimetatakse selliseid eneseõigustuseks kasutatavaid lauseid müütideks. Kui me tabame end selliselt vabanduselt, peaks ennast korrale kutsuma ja mõtlema, kas see on tõesti nii või mitte!
Mõnel päeval on mul vaja tegelda mingi harvaesineva ülesandega — näiteks minna hambaarsti juurde. Ma käin hambaid kontrollimas korra aastas, seega on ju mõistlik öelda, et täna olen hõivatum kui tavaliselt, ja osa asju võiks lükata edasi? Samas, kui analüüsida kõiki mu päevi, siis selgub, et selliseid aastas mitte just tihti ette tulevaid käike on kokku üsna palju! Homme on hambaarsti asemel lasteaia koosolek, ülehomme notar, siis sügisene aknapesu, seejärel auto ülevaatus…
Taolisi ebatavalisi askeldusi jagub igasse päeva ja seetõttu on ju vale öelda, et ma olen täna hõivatum, seepärast lükkan osa kohustusi edasi. Ning neist erakorralistest tegevustest hoolimata ei tohi unustada väiksemaid, argisemaid ülesandeid. Hea ajajuhtija „ei viska tänasida toimetusi homse varna”.
Kuidas leida töö- ja pereelu vahel tasakaal, nii et mõlemale aega ja energiat jaguks?
1990ndate lõpus töötasid inimesed 10–12 tundi ööpäevas ning koju jõuti rampväsinuna ja liiga hilja. Esimene tasakaalu põhimõte on piirata tööaja pikkus kaheksale tunnile. Osas suuremates ettevõtetes suisa jälgitakse, et inimesed ei töötaks kontoris pärast kella viit. Miks? Sest kui sa ei saa tööaja jooksul asjadega hakkama, ehk teed midagi valesti? Või on töö halvasti korraldatud? Üldiselt on inimene töövõimelisem, puhanum ja positiivsemalt meelestatum, kui ta hoiab tööaja lõpu kontrolli all ega võta tööd koju kaasa.
Teine näpunäide on planeerida igasse päeva „kvaliteetset pereaega”. Isegi kui töö, transpordi, õhtuse poeskäigu ja söögitegemise kõrvalt jääb lastega enne nende voodisseminekut ainult üks-kaks vaba tundi — see tuleb veeta perega koos. Need tunnid võiksid olla telekavabad ja täidetud ühiste tegevustega. On see siis vestlus möödunud lasteaia- või koolipäevast, lastega joonistamine, lugemine, mäng, jalutuskäik — selleks peavad vanemad aega leidma.
Kui siis tõesti on õhtul veel vaja sülearvuti välja võtta ja tööd teha, tehke seda pärast laste magamaminekut. Võtke see aeg pigem õhtuste seriaalide kui oma perega koosolemise arvelt.
Millised on ajajuhtimise peamised põhimõtted?
Teooriaid on erinevaid, kuid üldiselt on ajajuhtimine oma tegevuse üle kontrolli saavutamine. Kui ma lasen omaenda aega täita teistel inimestel ja tegevustel, on üsna selge, et minu asjad kannatavad. Seega tuleks õppida kontrollima telefonivestlusi, lobisemist tuttavatega ning pigem öelda mõnele küsijale viisakas ja konkreetne „ei” kui võtta endale lisaks mitteolulisi kohustusi.
Inimene, kes kontrollib aja kasutamist, on efektiivne. Kindlasti on tõhusaks toeks hea päevaplaan (mida oleks mõistlik teha iga päeva lõpus enne magamaminemist) ja selged väärtushinnangud, mis aitavad valida oluliste ja väheoluliste tegevuste vahel.
