Motivatsioon hakkab langema? Võta siis appi need 10 nõuannet, mis aitavad kodukontoris produktiivsust tõsta
Kodus töötades tasub jälgida mõnda lihtsat reeglit, et töö produktiivsemalt sujuks:
Võta aega planeerimiseks
Võta teadlikult aega, et koostada list ülesannetest ja paigutada need ajaplaani koos konkreetsete tähtaegadega. Keskendu ja mõtle toimetused läbi, vastasel juhul on võib tunduda, et oled teinud hulga tööd ära, aga mõne aja möödudes on ikka rida tegevusi, mis täitmist vajavad. Kindlad tähtajad, olgu siis need välised või enda seatud, annavad hea ülevaate sellest, mis on prioriteetsemad teemad või mis kannatavad oodata. Tähtajad pane alati väikese varuga ja pea nendest kinni. Tänaseks tekkinud uudses olukorras kooskõlasta plaan ka pereliikmetega, et oskaksite üksteise ajakavaga arvestada.
Lisa ülesanded kalendrisse
Mida ajaplaani kirja panna? Siin võiks lähtuda põhimõttest, et tegevused, mis võtavad vähemalt 30 minutit, nõuavad ka eraldi kohta mitte ainult nimekirjas, vaid ka konkreetset aega kalendris. Nii on hõlpsam päeva ja nädalat planeerida ning keerulisem asju homsesse lükata. Kui tegeled näiteks projektijuhtimistöödega, mis on jätkuvad ja vajavad tähelepanu regulaarselt, on hea nipp planeerida endale kindel aeg ja sellest ka kinni pidada, et jõuaks tegeleda ka teiste to-do-listis olevate ülesannetega. Kui aga kavas on pikem kirjatöö, mis vajabki veidi vabamat aega ja tegemistuhina peale tulekut, ei pruugi ajaline piiritlus alati toimida.
Ära alahinda pealtnäha väikestele tegevustele kuluvat aega
Näiteks peetakse meilide lugemist kuluvat aega tihti väheoluliseks. Sõltuvalt ametikohast tulebpäeva jooksul e-kirju sisse üksjagu. Tutvumine ja neile vastamine võtab aega. Võimalusel planeerigi kalendris aeg meilide lugemiseks näiteks päeva alguses ja lõpus. Mõtle ka läbi ülejäänud esmapilgul vähese ajakuluga ülesanded.
Aseta oma tegevused kindlasse süsteemi
Eelmise punktiga seotult tuleks läbi mõelda, millised tegevused nõuavad rohkem süvenemist või mida saab teha ka n-ö käigu pealt. Need võivad inimesiti erineda. Mõni võib kiire aruande kokku panna minutitega, teise jaoks on see aga paaritunnine projekt. Ole enda vastu aus. Nii saad ülevaate, kuidas oma tegevusi paremini planeerida ega ülehinda oma võimekust.
Õpi haldama oma elektroonilist postkasti
Elektrooniline postkast on failikataloog nagu iga teinegi. Kui näiteks muud töödokumendid on arvutis korralikult selekteeritud ja õigetesse kaustadesse ja ketastele paigutatud, siis postkastis võib tihti valitseda korralik infomöll, mistõttu võivad olulised kirjad märkamata jääda või lugemata sõnumite hulk korraliku peavalu tekitada. Hea lahendus luua erinevate teemade jaoks oma kaustad, kuhu kirjad lisada. See aitab paremini kirjade mahtu hallata ja vajaminevat infot kiiremini üles leida. Näiteks võib teha jaotuse, et inbox’i jätad vaid kiiret vastamist nõudvad meilid, mis vajavad lühemat vastamistähtaega. Kui postkasti seadistamisega hätta jääd, küsi abi ettevõtte IT-spetsialistilt.
Vali õiged suhtluskanalid
Targa töö tegija leiab ka õiged suhtlusvõtted. Hinda sõnumi edastamise kiireloomulisust. Kõik e-kirjad ei nõua vastust sama kanali kaudu. Näiteks, kui tagasiside ei vaja kirjalikku kinnitust, võib vabalt ka helistada ja teema niiviisi kiiremini ära lahendada. Kui asi on pakiline, tasub saata sõnum, helistada või kasutada muid välksõnumite programme. Et keegi asjata ootama ei jääks või ei tekiks möödarääkimisi, siis on oluline, et ettevõttes või tiimis reeglid ja suhtluskanalid paika pannakse.
Vaigista segavad faktorid ja ärritajad
Ühed suurimad produktiivsuse tapjad on kõiksugu märguanded, mis su telefoni või arvuti ekraanile hüppavad. Kui tead, et vajad teatud aja jooksul süvenemist, lülita kõik märguanded välja. Iga väiksemgi värin või piiks võib tähelepanu tükiks ajaks hajutada. Roheline tuluke vestlusaknas annab aga märku, et oled teistele saadaval. Siis ei saa ka pahandada, kui teised seda võimalust kasutavad.
Loo süvenemist lubav töökeskkond
Kui tööd tehes on kodusel režiimil ka teised pereliikmed, sh lapsed, siis sea endale võimalusel sisse (eraldi toas asuv) töölaud, mis aitab end töömeeleollu viia. Lepi ka kodustega kokku reeglid – näiteks, mis ajal on peres vaiksemad tegevused või reegel, et kui keegi istub töölaua taga, siis on see tööaeg ja teda segada ei tohi. Võimalusel kasuta töö tegemise ajal helisummutavaid kõrvaklappe või kuula taustaks muusikat, kui see keskenduda aitab.
Tee pause ja puhka!
Pea meeles, et kodus on tihti võimalus ka ühte tegevusse liialt süveneda ning sellega planeeritud ajakava segamini lüüa. Nii võid piltlikult istuda kl 9 hommikul laua taha ja sealt tõusta alles 10 tunni pärast. Tee piisavalt pause, ära unusta lõunat ja liiguta end. Produktiivne saab olla siis, kui sul on energiat, oled hästi maganud ja toitud korralikult.
Säilita enesedistsipliin
Kui oled enda jaoks eelmistest punktidest sobiva kombinatsiooni paika pannud, siis järgi seda. Harjumine võtab aega ja väga kerge on libastuda. Loorberitele puhkama jäädes võid kergesti olla alguspunktis tagasi.
