1. Alusta suhtlemist tervitusega

Kui sa näed inimest esimest korda, ära unusta ennast tutvustamast ja naeratamast. Need, esmapilgul näivad pisiasjad, aitavad sind meeldivaks teha ning edaspidi hõlbustada suhtlemist.
Läbirääkimiste ajal pole vaja demonstreerida vestluskaaslasele oma üleolekut. Vältida tuleb ka õpetavat tooni.

Inimene tunneb end hästi, kui temaga räägitakse nagu võrdne võrdsega ning kuulatakse hoolega temagi ettepanekuid. See loob usaldusliku olukorra ning viljaka pinna ühistööks.

2. Räägi arusaadavalt ja lühidalt

Igapäevasel jutuajamisel kolleegidega tehakse elementaarne viga, mis tekitab paljudes pahameelt. Sellistel parasiitsõnadel, nagu näiteks: „ühesõnaga“, „nii“, tegelikult“ jne, mis on kindlalt juurdunud meie kõnes, ei ole mingisugust olulist tähendust. Need sõnad võivad tekitada tunde, et inimene ei saa ise ka aru, millest räägib.
Omavahelist suhtlemist raskendavad tunduvalt ka võõrkeeltest laenatud sõnad, milledel on kahetine tähendus. Neid tuleb vestluses kindlasti vältida.

Kui sa kahtled sõna häälduses, siis on parem see teise, arusaadavamaga, asendada. Öeldus peab alati kindel olema ning probleemi olemus tuleb võimalikult täpselt ja lühidalt avada.

3. Ole viisakas

Lapsepõlves õpetati meile kõigile selliseid võlusõnu nagu „aitäh“ ja „palun“. Ent täiskasvanumaks saades unustame need millegipärast ära, ning kõike, mis teised meie heaks teevad, võtame kui iseenesestmõistetavat. Ei ole ju ometi raske tänada kolleegi tehtud töö või soovi eest aidata.
Võõra inimese poole tuleb alati pöörduda teietades. Võimalik, et hiljem lähete „sina“ peale üle, kuid esimesel kohtumisel ei tasu eirata elementaarset reeglit. See näitab kasvatust.

4. Hoia distantsi

Igal inimesel on oma mugavuse tsoon, millest sisse murdes sunnid teda end närvilisena tundma. Töise suhtlemise korral peaks vahemaa vestluskaaslaste vahel olema 1 – 2,5 m. Kui püüad seda lühendada, võib su partnerile jääda kohtumisest ebameeldiv tunne.

Samas ei tasu ka liiga kauget vahemaad pidada. On arvamus, et 3 m on neutraalne distants.

5. Kontrolli oma emotsioone

Sul tuleb sageli hinnata oma kolleegide tööd – anda nõu, parandada või koordineerida nende tegevust, et ülesanded saaks kvaliteetsemalt lahendatud. Vahel on raske hoiduda soovist teravusi öelda, seejuures väljendeid valimata.

Ometi tuleb õppida oma emotsioone kontrolli all hoidma. Ei tohi minna isiklikuks. Kõike tuleb konstateerida argumenteeritult.

6. Täida ametialase kirjavahetuse formaati

Saadame e-kirju, kuna need aitavad tunduvalt kokku hoida aega ühe või teise probleemi lahendamiseks. Samas tuleb meeles pidada, et ka siin on omad reeglid. Tegelikult on sinu kiri dokument. Seega, enne kui vajutad „saada“ nuppu, veendu, et oled järgmisi momente arvesse võtnud.

On ära toodud teate teema.

Tekst on lakooniline ega sisalda liigseid emotsioone, kui see ei ole just õnnitlus. Kuid ka sel puhul peab kirja vorming, nagu näiteks šrift olema traditsioonilist värvi – must või tumesinine.

Vastused antakse kõikidele esitatud küsimustele.

Eemaldatud on kõik, mis pole antud adressaadile ette nähtud.