Kuulujutud on tööl paratamatud

Juhiabi roll on olla omamoodi suhteabiline — jälgida ja kontrollida suhtlemisprotseduuride täitmist ning hõlbustada sellega juhi kommunikatsiooni ja teabe vahetamist nii organisatsioonis kui ka väljaspool (omanike, partnerite, külaliste, klientidega).

Ametisuhtlemise eesmärk on organisatsiooni asjade kiire ja tõhus korraldamine. Teabe edastamine ja tagasiside on ametliku suhtlemise korral piiritletud organisatsiooni ja allüksuse eesmärkidega. Kirjalikku suhtlemist lihtsustab dokumentide töötlemise ja liikumise protseduuride olemasolu. Suulist ametisuhtlemist hõlbustab klienditeeninduse standard ja organisatsiooni tavades kokku leppimine. Vajadusel saab juhiabi kolleegile või külalisele nõu anda, milliseid ametisuhtlemise tavasid järgitakse.

Ametlik suhtlemine organisatsioonis vastab kehtestatud hierarhiale ja võimustruktuurile ning on määratud alluvussuhete, ametijuhendite, protseduurireeglite või teenindusstandardiga.

Mitteametlik suhtlemine kujuneb välja vastavalt organisatsiooni tavadele ning on määratud isiklike kontaktide ja sümpaatiatega. Seetõttu on teabeleviku mitteametlikud skeemid üsna ebaselged. Faktid kaotavad oma täpsuse ning põimuvad edastajate poolt tahtmatult või tahtlikult lisatud tõlgenduste ja hinnangutega. Teabe edastamine ja tagasiside on sel juhul subjektiivsed, mistõttu infol on omadus teiseneda ja muutuda. Mitteametlik suhtlemine kujundab organisatsioonikultuuri, aitab edasi kanda ja ühtlustada väärtusi, luua müüte, “kangelasi” ja rituaale.

Kuulujutud on mitteametliku suhtlemise paratamatu koostisosa, mis:

• rahuldavad inimese kuulumisvajadust;
• sisaldavad nii tegelikkusele vastavat kui ka mittevastavat teavet, st teave moondub;
• peegeldavad oletusi probleemide põhjustest, inimeste käitumisest, mõtetest ja tunnetest ning sisaldavad hirme ja soovunelmaid (negatiivse info osakaal on tavaliselt suurem);
• levivad seal, kus puudub vajalik ja täpne teave asjade kohta ning ametlik suhtlemine pole efektiivne:
• levivad võrgustike kaudu võimukeskusest allpool; ühte võrgustikku on ühendatud samasuguste kogemuste või muredega inimesed:
• mõjutavad juhi/juhtkonna suhtes tekkivaid hoiakuid (neil on nii positiivne kui negatiivne mõju), kujundavad müüte ja loovad kangelasi.

Kuulujutte saab vähendada ametliku teabe täpse ja regulaarse edastamisega ning ametisuhtluse parema korraldusega.

Loe lisaks siit!