Kärarikkad kontorid vajuvad minevikku

Telefonijutt ja silmast silma vestlus tekitab kontoris üsna palju müra, mis võib segada teisi töötajaid. Loomulikult ei asenda sõnumid otsest suhtlemist, kuid teatud info puhul (koosolekuaegade kokkulepped, kiire teave ja küsimused-vastused) on MSN-i kasutamine tõhusam kui otsene kõne.

Pealegi saab kolleegilt küsimuse küsimisel teha seda ilma enda ja kolleegi tööd katkestamata, ilma jalutuskäiguta kontori teise tiiba ja ilma tõenäoliste vahelesegajateta. Mitmed suured ettevõtted on MSN-i kasutamist julgustanud just avatud kontoris segava taustavestluse helirisustuse vähendamiseks.

Pideva jutu taustal on töötaja keskendumis- ja töövõime häiritud. Sellepärast on arusaadav, miks suuremad organisatsioonid soodustavad suhtlustarkvara kasutamist töö efektiivsuse tõstmiseks.

Suhtlustarkvara kasutamisel on mitmeid eeliseid. Sõnumit on lihtne saata, samuti näed, kas saaja on arvuti taga või mitte, on ta hõivatud või mitte. Suhtlustarkvara ei nõua vahetut vastamist, lugeda ja vastata võid siis, kui selleks aega on — seega on ta vähem segav kui telefon. Vajadusel saab aga suhelda korraga mitme inimesega reaalajas — e-kiri seda ei võimalda.

Suhtlustarkvara kasutamisel tuleb kokku leppida ühised reeglid — netikett. Kas, millal ja kuidas seda kasutatakse? Millal tohib suhelda tööväliste inimestega, kui kiiresti tuleb sõnumitele vastata, kas konfidentsiaalset infot tohib edastada jne — kõik olulised kokkulepped, mis ühes hästi toimivas organisatsioonis võiksid olla läbi mõeldud. Ka hea abivahend võib muutuda spämmiks, kui seda valesti kasutada. Ometi on suhtlustarkvaras peidus lisaväärtus, mida tänapäeva kiires keskkonnas oleks mõistlik enda hüvanguks tööle panna.