Skoori üks tund päevas lisaks
On esmaspäeva hommik ja sul on mõtteis suurepärane päevaplaan: vaatad kiiresti oma e-posti läbi, teed pisut trenni ja päeva lõpetuseks lähed sõpradega õhtusöögile. Aga juba varsti mõistad, et su hiilgav plaan hakkab vägisi käest libisema: kleit, mille mõtlesid selga panna, on kortsus ja sa kaotad seda triikides väärtuslikke minuteid; sa istud liiga kaua Facebookis; 30minutiline koosolek venib tunni peale. Kell on saanud märkamatult viis ja sa mõtled: “Kuhu see päev küll jälle kadus?”
Meil kõigil tuleb seda ette… aga see ei pea sugugi nii jääma. Viimasel ajal on käitumispsühholoogia ja neuroloogia alal tehtud hulgaliselt uusi ja põnevaid avastusi, mis näitavad, et aja juhtimisel on ülimalt tähtis roll meie õnnetunde saavutamisel. Uurimused on võtnud sihikule ka meetodid, kuidas kõige tulemuslikumalt oma minutitel ja tundidel silma peal hoida.
1. Järgi number kahe reeglit
Vali iga päev välja üks tööalaselt kõige tähtsam ülesanne ja üks isiklikus plaanis kõige olulisem tegevus, nagu joogatrenn või õhtusöök kallimaga. Kõik muud tegevused planeeri nende kahe ettevõtmise ümber.
2. Võta hommik kontrolli alla
Enamik inimesi kulutab tööpäeva kaht esimest tundi “soojenduseks” – kolleegidega lobisemiseks, netis surfamiseks jne. Selle asemel võta endale 30 minutit, et hommikust süüa, pilk lemmikblogidele visata ja asu siis kohe asja kallale. Või veelgi parem, mine teistest vähemalt pool tundi varem tööle. Eksperdid väidavad, et saad kolm korda rohkem tehtud, kui kedagi sind segamas pole.
3. Kasuta oma bioloogilist kella
Selgita välja, millised on sinu kõige ärksamad tunnid ja võta siis ette ülesanded, mis nõuavad tõsist ajude ragistamist. Kui sul aur otsa hakkab lõppema (tihti pärastlõunasel ajal), tee ajuvabamaid tegevusi – maksa arveid, köida dokumente kaustadesse. Teine energiapuhang tuleb tavaliselt õhtupoolikul, kasuta seda aega trenni tegemiseks, sõpradega suhtlemiseks või keskendu mingile isiklikule ettevõtmisele.
4. Alista oma e-post
Kõigepealt vähenda oma e-posti vaatamise sagedust (näiteks, iga kahe tunni tagant). Siis tühjenda oma postkast: kustuta sõnumeid, vasta päringutele või vajadusel salvesta mõni kiri eraldi kausta. Lõpetuseks kaks põhiasja: ära iial kirjuta meilisõnumeid, mis on pikemad kui viis lauset (pigem helista, kui on vaja pikemalt rääkida) ja vasta ainult vajadusel (jäta ära kõik “okei”- ja “tänud”-vastused).
5. Tee õige vastikum asi kõigepealt
Kui sa mingi ebameeldiva ülesande tehtud saad, tunned nagu oleksid kohe suure asjaga hakkama saanud.
6. Vähenda koosolekuid
Võimalusel saada e-sõnum või helista. See on pea alati kiirem võimalus.
Sarnased tegevused (asjaajamised, ajurünnakud, tagasihelistamised) haaravad erinevate ajupiirkondade tööd ja kui pead kogu aeg nende erinevate vaimsete “kanalite” vahel klõpsima, hävitab see asjatult energiat. Michigani Ülikooli uurimus väidab, et kui sa ennast niimoodi pidevalt ümber lülitad, vajab aju iga ülesandega hakkama saamiseks üle 50% rohkem aega.
8. Määra minitähtajad
Kui sa mingi töö lõpetamiseks endale mingi konkreetse aja annad, liigud paremas tempos edasi ja töötad kiiremini kui tähtajatute tegevuste puhul. Näiteks otsusta, mis sul peab lõunaks tehtud olema. Või luba endale, et helistad emale tunni aja pärast, kui sul mingi muu asi juba lõpetatud on.
9. Tegele iga dokumendiga vaid üks kord
Kui sa oma postkastis mingi meili juba avasid, siis toimeta sellega kohe. Kas (a) tegele sellega kohe, (b) delegeeri see edasi või (c) kui sul on selle täitmiseks rohkem aega või infot vaja, pane see eraldi kausta ja tegele sellega hiljem.
10. Leia üles peidetud ajavarud
Kui istud arsti ooteruumis või seisad kohvikusabas, kasuta väärtuslikke minuteid mobiilist e-sõnumite tšekkimiseks, arutamaks koosolekuideid või sõpradele nädalavahetusplaanidega seotud SMSide saatmiseks.
11. Lühenda töökõnesid
Tõuse kõne ajal püsti ja alusta vestlust selgitusega, miks sa helistasid. Veel üks hea võte: hoia laual nähtaval töö, mille sa järgmisena tahaksid ette võtta, siis ei jää sa kauaks lobisema.
12. Lõpeta asjad rekordkiirusel
Vaata, kui palju aega kulub sul duši all käies, tolmu imedes jm sarnaseid asju tehes, ning ürita järgmisel korral oma rekordit lüüa. On lihtsalt üllatav, kui palju kiiremini sa ajaga võidu joostes ennast liigutad. Võid Internetist alla laadida ka abilise nimega “Time Tracker”, mis peab sinu eest arvet, kui palju sul mingile tegevusele aega kulub.
13. Vähenda vahelesegamisi
Uuringufirma Basex tegi kindlaks, et pärast vahelesegamist kulub inimestel katkestuse kestusest endise süvenemisastme taastamiseks 10 kuni 20 korda rohkem aega. Tegelikult kaotavad inimesed iga päev keskmiselt üle kahe tunni ebavajalike katkestuste tõttu. Kui sul on vaja mingi tööga ühele poole saada, pane kõrvaklapid pähe (isegi siis kui sa midagi ei kuula, jätad hõivatud mulje ja inimesed ei tülita sind), suuna kõned kõneposti ja anna kolleegidele teada, et oled järgmised paar tundi kinni.
14. Sea endale realistlikud eesmärgid
Iga kord, kui sa mõne tööga valmis saad, vallanduvad ajus beeta-endorfiinid, heaoluhormoonid, mis tõstavad loovust, keskendumisvõimet ja motivatsiooni. Lõpetamata projektid kahandavad aga energiat. Nii et jaota suurem töö väiksemateks portsudeks ja iga kord, kui mingi lõik valmis saab, kriipsuta see nimekirjast maha, kuni kogu töö on tehtud.
15. Pea meeles kolm V-d
Igaühel on alati mingeid toiminguid, mida saab välistada, vähendada või volitada ehk delegeerida. Reasta neist vähemalt viis – näiteks, teleka vaatamine, tomatipasta algtoorainetest valmistamine, taustauuringu tegemine, mida saaks oma praktikandile delegeerida – ja oledki mitu tundi kokku hoidnud.
Tihti pole su aju võimeline korraga rohkem kui ühele ülesandele keskenduma, nii et isegi siis, kui sa arvad, et teed mitut asja korraga, hüpled tegelikult nende vahel pidevalt edasi-tagasi. Nii kulub nende toimetuste tegemiseks hoopis rohkem aega, kui neile ükshaaval keskendudes. Mitme asjaga samal ajal tegelemine segab ka mälu meelespidamise protsessi – sa ei haara enam nii palju infot ja on suurem oht vigu teha.
17. Õpi selgeks mõned võlusõnad
Et lõpetada pikaleveniv vestlus, ütle: “Ja viimane asi…” (millele järgneb midagi kiiret, nagu “Mulle meeldis sinu koosolekul välja käidud idee…”). Kui on kiire ja sul on vaja kedagi kaelast ära saada, proovi nii: “Ma tahaksin sinu probleemile põhjalikumalt pühenduda, las ma lõpetan oma kiire töö ja helistan sulle tagasi.”
18. Koosta igal õhtul tööde nimekiri
See aitab homse pärast muretsemisest lahti saada ja hetke nautida ning sa ei pea seda hommikul tegema, kui juba uued mured kukil.
19. Loo rituaale
Rutiinsete tegevuste kehtestamine – näiteks tassike teed töö alustamise juurde – aitab kiiremini keskenduda. Korrapärast käitumismalli järgides saadad ajule sõnumi, et on aeg kiiresti asja kallale asuda.
20. Loo 30 minutit päevas korda
Vastavalt ülemaailmsetele uuringutele kulutavad töötajad 30% oma ajast kadunud dokumentide otsimisele ja peaaegu pooled ameeriklased tunnistavad, et organiseerimatuse tõttu peavad nad vähemalt kahel-kolmel päeval nädalas ületunde tegema.
21. Lõpeta päev nauditava tegevusega
Kui sind ootab pärast tööd ees midagi meeldivat, nagu kohting või massaaž, on see heaks stiimuliks gaas põhja vajutada ja ülesandega enneaegselt valmis saada.
