Ardo Reinsalu ajajuhtimisest: hilinemise kunst
Hilinemise tõttu kaotavad USA ettevõtjad 3 miljardit dollarit aastas. Hilinemine on moodsa aja haigus, millele leitakse tuhandeid põhjendusi. Ühelt poolt tundub, et järjest enamate kohustuste lisamine ikka sama pikka tööpäeva lihtsalt tekitabki rohkem põhjuseid hilinemiseks. Samas pole hilinemine halb mitte ainult ootajatele, vaid stressi allikaks ka hilinejale endale, kuna annab pideva signaali, et ta ei suuda isegi väikeste asjadega toime tulla. On see siis hilinemine koosolekule, lapse lasteaia jõulupeole või kaks päeva tagasi oodatud e-kirja saatmine — kõik nad on tihti „põhjusega“. Mis aga on need põhjused?
Populaarse ajajuhtimise spetsialist Julie Morgenstern jagab hilinejad kahte gruppi: ühed hilinevad tehnilistel, teised psühholoogilistel põhjustel. Kui sa jääd regulaarselt hiljaks erinevalt — kord 5 minutit, kord 10, kord 2, kord 40 — siis on ilmselt põhjus tehniline. See tähendab, et sa ei oska hinnata tegevuste pikkust — on see siis dušši all käimine, autosõit või kohvipaus. Lahendus on nädala-kahe jooksul panna kirja, kui palju tegevused reaalselt aega võtavad. Kaua kulub sõidule kontorisse (mitte kui palju sa arvad teadvat, et kulub, vaid tegelikult mõõdetud aeg), mitu minutit läheb riietumisele, kaua võtab aega kiire vestlus kolleegiga, jne. Tehnilistel põhjustel hilinejal pole lihtsalt head mõõdetud ülevaadet erinevatele tegevuste kuluva aja hulgast.
Veel üks tehniline hilinemise põhjus on oskamatus öelda „ei“ – seda just olukordades, kus on ebatavaliselt kiire. Siis võib isegi väike palve korraks ühele lühikesele küsimusele vastata või vastutulek kolleegile enda niigi kriitilise graafiku veelgi rohkem sassi lüüa. Siinkohal on mõistlik harjutada endale lihtsaid lauseid, millega palve viisakalt tagasi lükata — näiteks „Ma väga tahaksin sind aidata, aga ma olen praegu juba hiljaks jäämas“ või „Ma tegelen sellega heameelega ühe tunni pärast, kui ma olen kohtumiselt tagasi jõudnud“.
Teine lugu on psühholoogiliste hilinejatega — need on inimesed, kes hilinevad alati sama palju. Kolleeg, kes tuleb alati koosolekule 3 minutit hiljem, on psühholoogiline hilineja — see tähendab, et ta suudab saabuda alati õigeks ajaks, ta lihtsalt otsustabki tulla 3 minutit hiljem. Põhjuseid on mitmeid. Ühelt poolt võib olla tegemist tähelepanuvajadusega või tähtsuse tunnetamisega või väikese mässuga — ma lihtsalt ei tee seda, mida teised minult ootavad. Samas võib olla tegemist adrenaliinisõltlasega, kes vajab selliseid väikeseid mini-kriise (hilinemine on seda kahtlemata), et tunda ennast vajalikuna. Ning üha kasvav grupp on „ärevad rabelejad“, kes lihtsalt kardavad tulla liiga vara, et siis „läheb aeg oodates raisku“. Siinkohal on mõistlik alati endaga midagi asjalikku (näiteks lugemismaterjali) kaasas kanda, et tõepoolest tekkiv ootepaus millegi mõistlikuga täita.
Veel üks oluline tähelepanek! Tihti võib kohata inimesi, kes hilinemise vältimiseks oma käekella mõned minutid varasemaks keeravad. See aga tegelikkuses ei toimi ja võib töötada suisa vastupidiselt. Esiteks ei likvideeri see hilinemise põhjust (on see siis tehniline või psühholoogiline), teiseks tekitab teadmine ettekeeratud kellast võltskindluse (et aega on) ja kolmandaks on ettekeeratud kell lihtsalt ebatäpne ning õigeks ajaks jõudmine veelgi enam raskendatud.
Kindlasti ei ole lahendus ka „pool tundi varem kodust välja minna“, nagu soovitatakse paljudes õpikutes. Samuti pole mõistlik plaanida jõuda 10 minutit varem. Mõlemal juhul tundub, et „aega on küll“ ja liiga varane kohalejõudmine ei meeldi kellelegi. Parem soovitus on määrata endale kindel siht jõuda kohtumisele näiteks 2 minutit varem! 2 minutit on küllalt väike aeg, et ei tundu raiskamisena ja samas piisavalt täpne, et vältida „pluss-miinus 5 minutit“ lähenemist.
Lõpetuseks tuleb aga möönda, et alati ei ole hilinemist tänu mõnele ettenägematule ummikule või kriisiolukorrale võimalik vältida. Mida siis teha? Absoluutselt parim lahendus on enne kohtumise (või muu tähtaja) algust anda teisele poolele teada, et sa hilined ja kui palju sa hilined. Sest teades sinu hilinemise aega saavad teised teha otsuse, et kas ootavad sind ära, alustavad muude teemadega või planeerivad oma aja teisiti. Kunagi ei maksa mõelda, et „pole mõtet enam teatada, jõuan kohe-kohe 5 minuti pärast“ — selline olukord just tekitabki stressi, ebaviisakat suhtumist ja pahameelt. Inimesed ei pane pahaks mitte hilinemist, vaid teadmatust.
Ongi selleks korraks kõik. Minu soovitus on võtta üks näpunäide korraga. Kui oled selle ellu viinud, proovi järgmist. Kõiki korraga rakendades võid jääda ajahätta ja seda me just siin ju praegu vältida üritamegi. Head ajajuhtimist!
Allikas: www.ajajuhtimine.ee
