Ametliku e-kirja vormistamise reeglid naisele, kes soovib olla asjalik ja tõsiseltvõetav ja oma kirjadele vastuseid saada
1. Alusta kirja korrektse, lühikese ja konkreetse pealkirjaga. Mitte mingil juhul ei tohi sa kirja välja saata pealkirjata! Veel hullem on saada umbmäärast meili pealkirjaga “Küsimus” vms, mis ei vihja mitte millegagi kirja tegelikule sisule ja eesmärgile. “Küsimus su homse esitluse kohta” või “Koosoleku aeg muutus” on lühikesed, arusaadavad ja konkreetsed pealkirjad, mis annavad saajale hetkega pildi ette, millest jutt käib.
2. Kasuta korrektset ja täiskasvanulikku meiliaadressi. 15aastaselt võis olla hästi lahe, kui saatsid kirju aadressilt nunnukas@1234.oo, aga nüüd, kui suhtled täiskasvanud inimestega päris maailmas ja soovid, et sind tõsiselt võetaks, sobib kasutada ainult eesnimi.perenimi@firmanimi.ee aadressi. Kui sul fima aadressi ei ole, sobib ka su isiklik, aga kindlasti peab meiliaadressis sisalduma su nimi, et saaja ei peaks nuputama, kellega ta suhtleb.
3. Mitte kunagi ära vasta kõikidele vestluses osalejatele, kui sul pole midagi asjalikku öelda! Igasugused vaimukused ja möla saada ainult sellele, kes kirjutas, kui sa tõesti ei suuda vait olla. Aga üks kindlamaid viise kolleege endast välja viia on kontori üldkirjadele “reply all`iga” mingeid lollusi vastu saatma hakata.
4. Moodusta kirjadele korralik allkirjaplokk. Seal peaks olema märgitud kindlasti su nimi, amet ja kontaktid.
5. Ära kasuta formaalsusi! “Tsau” ja “jou” jäävad sõpradele, ametialaselt on kasutuses “tere” ja “tervist”, “kohtumiseni” ja “nägemist”.
6. Ära pinguta hüüumärkidega üle. Kui tahad midagi rõhutada või emotsiooni väljendada, piisab ühest hüüumärgist. Pikad hüüumärgiread iga lause lõpus mõjuvad lapsiku ja ebaproffesionaalsena.
7. Naljad jäta teiseks korraks. See, mis välja öelduna kõlab naljakalt ja vaimukalt, võib kirja panduna hoopis teistsuguse mulje jätta. Kui sa kirja saajat just ülihästi ei tunne ja pole 100% kindel, et su nali on arusaadav ja teretulnud, parem jäta see ära.
8. Pea meeles, et erinevad kultuurid suhtlevad ja kirjutavad erinevalt. Jaapanlased, araablased ja hiinlased tahavad enne ametliku jutu ajamist kolleegist põhjalikult teada saada ja nende kirjadest leiad rohkem isiklikku infot. Sakslased, ameeriklased ja skandinaavlased aga eelistavad kohe asja kallale asuda ja pikka jutustamist ei armasta.
9. Vasta kirjadele! Harjuta endale sisse komme vastata kõikidele kirjadele, mis sulle saadetakse. Ka ainult “aitähist” piisab, et saatja teaks — ta info on kohale jõudnud. Kindlasti vasta kirjadele, mis on sulle eksikombel saadetud, et vajalik info ka õige allikani kindlasti jõuaks.
10. Loe iga kiri hoolikalt üle. Lohakus- ja grammatikavead rikuvad su maine kiiresti, need ei jää saajale märkamata ja teinekord võivad põhjustada arusaamatuse või pahameele.
11. Eksimuste vältimiseks kirjuta alati kiri enne valmis ning alles siis lisa saaja aadress. Nii hoiad ära olukorrad, kus edastad tundliku info kogemata valele inimesele.
12. Kontrolli üle, kas saaja nimi ja aadress on õiged. Tihti annab programm sulle automaatselt inimese nime, aga kui mälus on mitu sama nimega inimest, võib juhtuda eksitus. Kontrolli alati üle, kas saaja on õige.
13. Jälgi, et kiri oleks lihtsasti loetav. Väldi keerulisi või lapsikuid kirjastiile, kasuta korrektselt kirjavahemärke, ära kirjuta kogu teksti üksteise otsa, vaid kasuta reavahesid ja taandridu. Ja ainult must värv on aktsepteeritud!
14. Jälgi keelekasutust. Mis sinule tundub otsekohene ja konkreetne, võib kirjasaajale mõjuda järsu ja ülbena. Loe kiri kindlasti enne saatmist üle ja kui sulle tundub su sõnastus karmina, siis on kindel, et saajal tulevad seda lugedes pisarad silma.
15. Mitte miski pole 100% konfidentsiaalne. Arvesta sellega, kui kirjutad. Su kiri võib jõuda vale inimeseni ja keegi teine võib seda kogemata näha. Seega ei ole mõtet kirja panna mitte midagi, mis võib kedagi solvata või sisaldada väga tundlikku infot.
