Ettevõtlike Eesti naiste nõuanded: kuidas saada asjad tehtud päevadel, mil miski ei toimi?

Maret Pajo ja Maarja Kaseväli on ettevõtlikud noored naised, kes juba aastaid tegutsevad kodukontoritest ning tegelevad juhtimisalaste koolitustega. Naised annavad alljärgnevalt mõned nõuanded, kuidas iga tujuga, laste kõrvalt ja igas olukorras siiski kodukontoris efektiivselt hakkama saada ning eelkõige töö- ja eraelu sellises olukorras lahus hoida.

Maret Pajo (36) ja Maarja Kaseväli (32) treenivad inimesi saamaks paremateks juhtideks nii enda kui ka oma meeskondade jaoks. Mõlemad naised on käinud ülikooliõpingute ajal Southwesterni suveprogrammiga USAs hariduslikke raamatuid müümas. Et olla programmis edukas, peab suutma ületada raskusi, mis kindlasti pole võõrad ka täna kodustes oludes õppijatele ja töötajatele: suutma töötada nii üksi kui ka teiste juuresolekul, nii ilusa kui ka halva ilmaga, nii hea kui ka halva tujuga ning olenevalt olukorrast nii köögilaua taga kui ka terrassipingil.

Maretist on saanud Southwesterni Ida-Euroopa osa üks kümnest võtmeisikust. Tema ülesandeks on õpetada ja juhtida neid noori, kes on programmis osalenud juba mitmeid aastaid, et viimased omakorda oleksid head meeskonnajuhid uutele tulijatele. Kokku on Mareti meeskonnas ca 70 inimest. Naine otsustas kodukontori kasuks pea neli aastat tagasi pärast esimese lapse sündi.

Maarja töötab juhtimis- ja müügitreenerina ettevõttes Southwestern Consulting, kus tal on olenevalt ajast korraga 20-30 juhendatavat klienti, keda ta üks-ühele vestluste abil treenib. Maarja sõnul on personaalsed koolitused alati üle veebi toimunud, kuid nüüd koroonast tingituna on ka vahel toimuvad grupikoolitused veebipõhiseks muutunud.

Kindel algus, lõuna ja lõpp

Maarja sõnul on kõige suurem kodukontori väljakutse kogu aeg tööl olemine, sealhulgas oskamatus õigel ajal tööpäev lõpetada ja pause pidada. “Inimestel, kellel ei ole kodus segajaid, on kalduvus töötada rohkem kui vaja ning kuna seda võidakse teha põhimõtteliselt ööpäev läbi, siis on suur oht läbipõlemiseks,” tõdeb Maarja ning soovitab panna paika konkreetne aeg tööpäeva alustamiseks ja lõpetamiseks ning lõunapausiks. “Et graafikust kinni pidada, siis võiks näiteks mõne tuttavaga kokku leppida lõunane jalutuskäik toidu ostmiseks. Teised aitavad hoida järjepidevust, et me teeks neid asju, mida tegema peaks. Kindlasti ei tasuks planeerida, et ma istun hommikul maha ning õhtul tõusen püsti. Siis ei ole efektiivsus kunagi laes.”

Hea on õpetada inimestele ka oma piiride tundmist ja seadmist. “Oleme ise sageli süüdi, et igal kellaajal kõnedele ja sõnumitele vastates tekib teatud ootus vastamiskiiruses. Minu kontaktid ei eelda, et ma hommikuti, õhtuti või nädalavahetustel kohe reageerin. Oma aega ma hästi ära ei luba. Kohtumiste asemel palun sageli teema ja küsimuse üles kirjutada ning saadan häälsõnumi vastu endale sobival ajal,” sõnas Maret.

Võimalusel võiks kodus töötamiseks olla eraldi ruum, kust arvutit välja ei too ning kuhu nädalavahetusel jalga ei tõsta. “Kui Southwestern Consultinguga alustasin, siis esimene kolmveerand aastat elasin ühetoalises korteris. Paar esimest kuud ei pannud seda tähele, kuid lõpuks hakkas rusuma, et elasin põhimõtteliselt kontoris,” kommenteeris Maarja.

Kui Maretile sobib töötada vastavalt vajadusele nii köögilaua taga, lastetoas kui ka autos, siis ekraanide taga olemise osas on tal endaga kindel kokkulepe. “Pärast kella kümmet õhtul ma ekraane ei vaata. See aitab paremini õigel ajal magama saada ja olla hommikul paremas vormis. Kuigi tahaks teinekord südaööni telekat vaadata, siis hetkel ei saa seda lihtsalt endale lubada, kuna olen valinud pere ja töötegemise. Kui ütled millelegi jah, siis sa ütled ka millelegi ei.”

Tekita jõuga vaheldust

Kodukontoris töötades tasuks alles jätta võimalikult paljud need füüsilised tegevused, mis kuuluvad tavapärase kodust väljas tööl käimise juurde. “Panna ennast näiteks hommikul viisakalt riidesse ning pärast tööpäeva lõppu riided vahetada. Üks klient rääkis, et nende ettevõttes on saanud rituaaliks minna pärast tööpäeva lõppu välja, et tekitada n-ö tühi auk töö ja muu päeva vahele,” sõnas Maarja. Parimaks mõtete puhastajaks peab Maret pooletunnist jooksutiiru. Samuti on nende pere investeerinud spordivahenditesse. “Hommikul enne kella kümmet ning õhtul pärast nelja proovime perega midagi koos ette võtta kas rulluiskudel, ratastel või jala ning leida selleks erinevaid põnevaid kohti.”

“Kui ootasin esimest last, siis kartsin väga, et paljusid asju ei saa ma enam teha. Tegin seejärel nimekirja tegevustest, mida huvitavat ja ägedat ma siis ikkagi saan teha. Seal oli üle 20 teostatava tegevuse kodus ja kodu lähedal. See aitas väga. Soovitan taolist listi kõigile, kes tunnevad hetkel ennast piirangutest rusutud,” lisas Maret.

Mareti pere on samuti avastanud, et kuna mõlemad kaasad töötavad hetkel kodust ning ollakse niigi pidevalt ninapidi koos, siis nädalavahetusel on tore anda vaheldumusi üksteisele ka omaette olemise aega, nii et üks vanematest on võtnud lapsed ja läinud näiteks maale.

Tööd tuleks ära jaotada

“Kasutan kalendrit, kus igaks töölõiguks on planeeritud oma aeg ning muul ajal ei pea ma konkreetse ülesande osas pead vaevama. Ma ei planeeri ühtegi ülesannet rohkem kui tunniks või pooleteiseks. Ükskõik mis ka ei toimuks, siis tund-poolteist suudan ikka keskenduda. Kui tunnen, et olen tõesti väsinud, siis proovin järgmise päeva tegemisi ümber tõsta, et saaksin puhata,” selgitas Maarja.

“Teatud asju on hea teha ainult teatud ajal. Kohtumised võiksid olla paika pandud juba pikalt samas rütmis korduvalt, et elu oleks etteaimatavam. Rory Vadeni raamatust “Procrastinate on Purpose” on nipp panna päeva tegevused kirja ja proovida siis aru saada, mida täpselt tegema peaks ning mida saaks delegeerida ja automatiseerida,” ütles Maret.

Viimase aasta kasulikumaks nipiks peab Maret isikliku assistendi palkamist ja koolitamist. “Tihtipeale on inimesi, kes tahaksid õppida ning uusi kogemusi saada. Kasutan abi lihtsamate töölõikude tegemisel, mis endale ei paku nii palju või võtavad palju aega.” Näiteks hiljaaegu tegeles Maret müügiinimeste juhendamise manuaali uuendamisega, mille ajamahuka vormistusliku poole kirjasuuruste ja kujunduslike elementide paigutamise töö suunas ta assistendile.

Konkreetne plaan igaks päevaks

“Ma proovin sättida kella poole üheksaks hommikul kohe mõne videokõne, et päeva algus ei veniks. Kogu päev võiks olla võimalikult interaktiivne, kasutan ka väga palju videosõnumite jätmise võimalust,” jagas Maarja oma kogemusi.

Mareti üks kindel kodukontori reegel puudutab neid kolme-nelja päeva nädalas, mil käib lapsehoidja. Sageli alustab ta neil päevil jõu- või jooksutrenniga, sest pahatihti on lõpuks nii palju tööd, et trenni tegema ei jõuagi. “Kui mul on lapsehoidja, siis mul on kindel rituaal, et ütlen oma lastele head aega, teen kalli-musi ning annan seeläbi märku, et lähen nüüd tööle. Siis nad teavad, et olen mõnda aega eemal. Oma kohalolu lapsehoidja juuresolekul püüan hoida võimalikult tagaplaanil, sest muidu käiksid lapsed pidevalt minu juures,” rääkis Maret. Selle eelduseks on põhjalik eelinfo lapsehoidjale nii laste söögi, riietuste kui ka nende uneajal tehtavate vajalike toimingute osas. “Põhjalik ettevalmistus lapsehoidjale võimaldab mul segamatult samas majas viibides võtta ette ka pikemaid süvenemist nõudvaid tööülesandeid ning keskenduda 100% tööle.”

Nendeks päevadeks, mil Maret peab ise laste päralt olema, püüab ta jätta ennekõike lihtsamad ja lühemad töölõigud. Tema üks vaieldamatult lemmikumaid tehnilisi abivahendeid on juhtmeta kõrvaklapid, mis annavad talle võimaluse olla pidevas liikumises. “Lastega on hea nipp, kui kõigepealt nendega rahulikult aega veeta ja mängida, et neil n-ö tass saab täis. Ja siis öelda, et mul on natuke vaja tööd teha. Ja kui nende limiit saab jälle täis, siis taas nendega mängida ja nende soove täita. Ja siis taaskord mainida, et oleks vaja natuke tööd teha,” sõnas ta.

Kui on siiski päev, mil miski ei näe toimivat: lapsed ei maga korralikult või ei ole ise saanud millegipärast õigel ajal magama, siis Mareti nõuanne on olla enda vastu andestavam ning panna kirja need 1-2 asja, mida peab kindlasti ära tegema. “Ja kui ülejäänut ei jõua, siis see on ka okei,” usub ta.

10 NIPPI KODUKONTORIKS

1. Jäta alles võimalikult palju kodust väljas tööl käimisega seotud tegevusi: riiete vahetus, konkreetne tööpäeva algus, lõuna ja lõpp.
2. Pane tegelemist vajavad ülesanded tähtsuse järjekorras kirja, kus igaks oma aeg.
3. Planeeri pikemad ja süvenemist nõudvad tegevused päevale, mil selleks on sobivad tingimused.
4. Kohtu ja tee videokõnesid inimestega, kes aitavad hoida järjepidevust teha neid asju, mida tegema peaks.
5. Sea oma kättesaadavusele piirid ning anna nendest ka teistele märku.
6. Täida lastega kodukontoris olles nende soovid enne ning asu siis tööle. Mitte vastupidi.
7. Liigu iga päev 30 minutit värskes õhus.
8. Koosta nimekiri tegevustest, mida saab piirangutest hoolimata töövälisel ajal ette võtta ning vii neid vaheldumisi ellu.
9. Sea sisse distsipliin magamamineku ja ekraaniaja osas.
10. Tee võimalikult palju tööd ühes kindlas kohas ning jäta tööväline elu teistesse ruumidesse. Ära võta arvutit töövälistesse ruumidesse, näiteks magamistuppa.